職場の出張等の交通費清算について

職場では営業のため時々出張をすることがあります。出張とはいっていも、ほとんどが日帰りの仕事です。社員は電車やバスを利用した場合は、交通費請求の届けを上司に提出しなければなりません。その後、経理担当がその月の交通費清算を行い、給料計算の時に、清算した交通費と一緒に合わせます。私は主に近所の出張が多かったので、電車やバスを使わなくても、自転車で行くことができたので、交通費を請求することはほとんどありません。しかし、以前一度だけ宿泊を伴った出張をしたことがありました。その際には特急電車を利用したり、ホテルの料金も含めて請求しました。とても大きいお金なので請求は必要だと思いました。他の部署の人は遠方に何度も出張をして顧客を獲得していると聞いてうらやましく思いました。私も頑張って、もっと外に出て遠方で営業ができる機会を増やしたいです。


交通費清算にはICカードの料金を使います。

私の会社では出張などがあった際は、交通費を支払うようにしています。最近では増税に伴って、それぞれの交通機関でも料金が増額になりました。私の職場での規程では、交通費の請求に関しては一番経済的な金額でなければならないということになっています。そこで、金額はきっぷの料金ではなくて、ICカードを利用した金額での請求を受け付けることにしています。例えば電車で片道130円のきっぷの区間であれば、ICカードでは124円なので、124円で交通費清算をするのです。交通費の料金の変化に伴い、今ではICカードを利用する人が更に多くなったと思います。私はこのICカードを使っていつも旅行に行ったり都心の方に出かけています。お金を持たなくてもカード一枚に料金をチャージしておけば、改札口にかざすだけで、駅に入ることができるのでとても便利です。またICカードを使って買い物もできるので現金を取り出す手間がかかりません。


面倒な出張交通費清算も簡単に処理できます

つい最近もニュースでにぎわした出張費の問題ですが、正直な所、どちらの企業でも、大雑把な記載があったりしませんか?特に細かな電車賃の清算などだと一々切符代を覚えていない人がいて、「忘れちゃったから160円でいいか」と出張者本人が自腹をかぶるような事も多々あるのではないかと思います。また経理処理をする経理部の人にとっても、忙しい業務の合間に路線を調べて正確な運賃などを調べている時間はありませんから’つい申請されたとおりの金額を支払ってしまう、のではないでしょうか?しかしこれでは会社としてよろしくありません。しっかり出張の交通費清算をしようとお考えなら、旅費清算、交通費清算のソフトウェアを導入される事をお勧めします。正しい運賃、更には正しく仕分けまでしてくれるので出張者も経理担当者も大幅な時間節約が可能になります。