交通費清算、我が社の場合

私は勤務先で総務、庶務の仕事をしています。小口清算も私の仕事で、毎日さまざまな領収証が私のところにまわってきます。消耗品、備品から社用車のガソリン代、移動のための電車代など内容はさまざまです。消耗品や備品、ガソリン代については領収証で内容、金額の確認ができますが、電車代、特に近郊の路線については領収証を義務付けしていないため金額の確認がひと手間かかります。私の勤務先では交通費清算専用のフォーマットを作って行き先や経路を記入してもらい、それを確認して清算する形をとっています。路線と金額の確認はネットの路線検索を使っていますが、消費税が8%になった際、現金とICカードでは金額が変わったため混乱のないよう清算は現金の金額で統一しています。本来であればここは厳密に分けるべきかもしれませんが、処理する側もここまでチェックするのは大変なので便宜上の処理といえるかもしれません。


運賃変更に伴う交通費清算

総務にとって交通費の清算でやっかいなのは何といっても旅客運賃が変更になった時です。毎月支給している定期代に相当する交通費が変わるため、私の勤務先ではまず改めて社員ひとりひとりに自分の使っている通勤経路と定期代を提出してもらい、それをチェックする形をとっています。この際、給料の締め日、支払い日も大きく関係してきますが、実際には上層部の判断で切り替え日が決定されています。この春の増税に伴った運賃変更の際も処理が大変でした。何しろ鉄道、バス全社が同じタイミングで一斉に運賃がかわるったので、社員全員の交通費のチェックが必要になったからです。この時は専用の交通費清算用紙を作成し、社員に記入してもらいました。鉄道、バス各社の運賃表をネットで確認し、ひとりひとりの路線から定期代に至るまでのチェックをすべて手作業で行ったため大変な労力を強いられました。


機能面と安全性で交通費清算を考える

一昔前であれば自分で表を作って計算をしなければならなかった交通費清算も、現在では無料のテンプレートなどを借りて簡単に済ませられる様になっています。インターネット上には無料で提供されているテンプレートも多い為に、少しばかりパソコンが扱える人であれば簡単にテンプレートを印刷する事が可能です。それに加えてパソコンやスマートフォンで使える、交通費清算アプリなども数多くが提供されています。その中には無料であったり有料のアプリなどがありますが、どれも機能性が違って比較しているだけでも、どれを使おうか迷わされるほどです。高機能な上に低価格を実現していれば、パスワード管理がしやすいセキュリティ管理がしっかりとしたアプリなどもあります。安全性を第一に考えるのであれば、セキュリティ面での比較も忘れない様にした方が良いです。